Dokumen: DTMK-01-03-05

Garis Panduan Penggunaan E-mel

5.1 Tujuan Garis Panduan

Garis Panduan ini menerangkan peraturan penggunaan e-mel.

5.2 Skop Garis Panduan

Skop garis panduan adalah melibatkan penggunaan kemudahan e-mel USM dan bukan USM. Garis Panduan adalah didalam dua bahagian, iaitu Garis Panduan Penggunaan (Am) untuk semua penggunaan e-mel, dan Garis Panduan Penggunaan (USM) sebagai tambahan peraturan penggunaan e-mel USM.

5.3 Garis Panduan Penggunaan (Am)

Pengguna-pengguna e-mel perlu faham bahawa perkara-perkara berikut perlu dipatuhi:

i. Perisian-perisian berlesen dan berhakcipta tidak boleh disebarkan melalui e-mel yang diguna.

ii. 'Spamming' atau 'mail-bombing', e-mel yang bersifat kontroversi (seperti lucah, ugutan, perkauman dan gangguan) kepada individu, 'mailing list' atau 'discussion groups' tidak di benarkan.

iii. Untuk keselamatan e-mel, perkara berikut perlu di beri perhatian oleh pengguna:

a. Tukar katalaluan selalu (dicadangkan setiap 3 bulan). Ini boleh memastikan e-mel tidak di cerobohi.

b. Jangan berkongsi kata laluan. Pentadbir e-mel(kebiasaannya) tidak meminta katalaluan. Jangan layan mana-mana permintaan untuk mendapat katalaluan.

c. Jangan buka sebarang fail kepilan (attachments) dari orang yang tidak di kenali. Fail ini mungkin mengandungi 'letterbombs' atau virus yang merosakkan komputer.

d. Pastikan 'logout' selepas selesai penggunaan. Ia boleh menyelamatkan akaun dari penceroboh. Selalu tutup 'browser' yang diguna apabila sesi anda selesai.

e. Jangan jawab e-mel yang tidak berkenaan (seperti ‘spam’, ugutan atau ofensif). Dengan menjawab e-mel yang sedemikian, pengguna mendedahkan diri kepada e-mel yang tidak bertanggungjawab. Adalah menjadi tanggungjawab pengguna untuk melaporkan penerimaan e-mel sedemikian kepada meja aduan.

5.4 Garis Panduan Penggunaan (USM)

Semua pengguna yang telah diberi kemudahan e-mel oleh USM tidak digalakkan mengguna e-mel luar seperti hotmail, yahoo dan lain-lain. Pentadbir rangkaian berhak menghalang penggunaan e-mel tersebut jika didapati memudaratkan talian.

Di dalam kes sistem tergendala (rosak), pihak pentadbir hanya bertanggungjawab untuk 'restore' maklumat pengguna, bukannya e-mel pengguna.

Dari semasa ke semasa atas sebab-sebab dasar penggunaan, staf operasi dengan kelulusan MTM berhak memeriksa dan melihat isi kandungan mel dan ruang storan pengguna-pengguna.

Borang permohonan alamat e-mel (seperti di DTMK-01-03-LAMPIRAN perkara 11.3 dan 11.4) boleh diperolehi di Pusat Komputer atau melalui laman web rasmi USM.